エクセルの見積書は卒業!見積書をオンラインで簡単に作成管理できるMFクラウド請求書

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MFクラウド

皆さんは見積書をどのように作っていますか?私はずっとエクセルを使ってきましたが、見積書の管理って案外大変です。
そんな中、会計ソフトとして使っている「MFクラウド会計」で、見積書と請求書の管理ができることを発見しました(今更…)!
今までの苦労は何だったんだという程に便利さに感動しましたので、今回皆さんにも紹介します。

見積書の作成の手間からの卒業

MFクラウド

 

 

MFクラウド請求書」は、会計ソフトでおなじみのマネーフォワードさんが展開されているクラウドサービスです。

それでは早速エクセルでの見積書作成と比較したメリット、デメリットを書いてみます。

MFクラウド請求書のメリット

見積書の一元管理が可能!

何より、これが一番役に立っています。過去に出した見積もりをどこに保存したか忘れた、、などありがちな問題はMFクラウド請求書で解消されます。見積書毎に未受注と受注のフラグを付与することができるので、見積もりを大量に出した場合でも確定見積もりがすぐにわかる仕組みになっています。また、自動で見積もり番号が連番になっていくため、見積もり番号の重複という問題も解消されます。

フォーマットの崩れを気にせず、フォームに打ち込むだけ!

画像で見てもらった方が早いと思いますので、まずは下の画像をご覧ください。

見積書入力画面いかがでしょうか。フォームも直感的に使えるので迷うこともほとんどないと思います。
入力が終わったら保存し、PDFや印刷をすることができます。

一度登録した取引先、品目は省略可能!

上記の画面で一度登録した取引先、品目は次回から引用が可能です。
入力すると候補が出てくるので、オートコンプリートすると金額まで出てきます。細かく分類分けしておけば、都度計算したり前のを探したりなどの手間が少なくなるかもしれません。

見積もり毎に未受注、受注のフラグを設定することができる!

大量に見積もりを作っていると、いざ以前の見積書を探してもどれだったっけ・・・汗、となることがあるのではないでしょうか(私だけ?)。
MFクラウド請求書は見積もり毎に未受注か受注かのフラグ設定が可能ですので、どの見積もりで確定したか一目瞭然です。

請求書の送付までやってくれる!

クラウド請求書なら、請求書を封筒に入れて郵便局まで行く必要はありません。
「MFクラウド請求書」は、作成した見積書や請求書に対して郵送ボタンをクリックするだけで、郵送ができるんです。
いわゆる請求書郵送のたびに手間のかかる印刷・封入・送付作業をやってくれる代行サービスです。有料プランからにはなるのですが、こういった処理は任せて自身は仕事に集中することでより効率化が図れると考えています。

MFクラウドのデメリット

無料会員では取引先の上限が3件まで

日常的に固定の取引先が3件以上ある場合、無料プランだと取引先が3件までしか登録できないため取引先情報を都度更新していく必要があります。
解消方法としては、よく使う取引先2件を常時登録しておき、残り1件をスポット案件用として使いまわす、という使い方をすることで解消されます。私はそうやっていました。どのみち初回は入力が必要なので。

どうしても足りない、、という位複数個所に送付する場合は有料プランに移行して良い時期だと思います。
ちなみに私はBasicプランです。まだProは早いと思っていますが、Basicでは足りない・・と早く言える位に成長させていきたいというモチベーションにもつながっています(笑)

おわりに

いかがでしたか。見積書作成など事務作業はどんどん効率化してメインビジネスに力を入れていけるようにしましょう!
MFクラウド請求書はMFクラウド会計と連動できるという話をちらっとしましたが、その方法などはまた後日・・

 

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